Muốn mở quán cà phê cần những gì? Kinh nghiệm mở quán A-Z dành cho người mới

Muốn mở quán cà phê cần những gì là câu hỏi quan trọng trước khi bạn quyết định bỏ vốn. Nhiều người nghĩ chỉ cần mặt bằng và máy móc là đủ. Thực tế tỷ lệ quán đóng cửa sớm vẫn cao vì thiếu chuẩn bị toàn diện. Bài viết giúp tổng hợp kinh nghiệm thực tế theo từng bước chuẩn bị nhỏ. Giúp người mới hình dung những hạng mục cần chuẩn bị trước khi bắt đầu, đồng thời hạn chế các rủi ro thường gặp trong giai đoạn đầu. Nội dung thuộc Câu chuyện cà phê - Sổ tay cho người nghiền cà. 

Muốn mở quán cà phê cần những gì?

Với người mới, câu hỏi muốn mở quán cà phê cần những gì có thể được trả lời bằng 8 nhóm công việc chính:

1. Xác định mô hình và khách hàng mục tiêu.

2. Lập kế hoạch mở quán cà phê phù hợp với nguồn vốn.

3. Dự toán chi phí và chuẩn bị ngân sách dự phòng.

4. Chọn mặt bằng và hoàn thiện thủ tục cần thiết.

5. Xây dựng menu, công thức và mức giá.

6. Chuẩn bị máy móc, dụng cụ và nguyên liệu.

7. Tuyển dụng, đào tạo nhân sự và chuẩn hóa vận hành.

8. Lên kế hoạch marketing và khai trương.

Các hạng mục này liên quan trực tiếp với nhau. Mô hình ảnh hưởng đến khách hàng, menu và thiết bị. Khách hàng lại quyết định mức giá, vị trí và trải nghiệm. Vì vậy, người mới nên xây dựng kế hoạch tổng thể trước rồi mới triển khai từng phần.

Lập kế hoạch mở quán cà phê từ mô hình đến khách hàng

Xác định mô hình kinh doanh

• Quán truyền thống: tập trung cà phê phin phù hợp gu đậm đà truyền thống cùng các món quen thuộc và chi phí thiết bị thấp hơn.

• Quán pha máy: phục vụ espresso và các món nền sữa, đòi hỏi máy móc chuyên dụng và kỹ thuật cao hơn

• Take-away: ưu tiên tốc độ phục vụ và diện tích nhỏ.

• Quán kết hợp không gian: chú trọng trải nghiệm, cần diện tích lớn và concept rõ ràng tối ưu thời gian khách có thể ở lại quán.

Mỗi mô hình có yêu cầu khác nhau về mặt bằng, thiết bị, nhân sự và menu. Không nên chọn mô hình chỉ vì đang là xu hướng nếu chưa đánh giá khả năng vận hành thực tế.

Xác định khách hàng mục tiêu

Khách hàng có thể là sinh viên thích giá phải chăng và không gian học bài. Nhân viên văn phòng cần ly cà phê nhanh buổi sáng. Người uống cà phê truyền thống quen vị đắng đậm. Khách mua mang đi ưu tiên tiện lợi. Việc xác định rõ nhóm khách giúp chọn vị trí và xây dựng menu phù hợp. Bạn tránh lãng phí nguồn lực khi biết rõ đối tượng phục vụ.

Khảo sát thị trường và đối thủ

Trước khi thuê mặt bằng, hãy khảo sát các quán trong khu vực dự kiến. Bạn có thể ghi nhận giá bán, menu, vị trí, lượng khách và điểm khác biệt của từng quán. Từ đó, bạn sẽ hiểu thị trường đang có gì và còn thiếu gì. Không nên mở quán giống hệt đối thủ. Mô hình và khách hàng quyết định trực tiếp đến mặt bằng, menu, thiết bị và mức vốn cần chuẩn bị.

Chi phí mở một quán cà phê gồm những gì?

Các khoản chi phí chính

Bảng trên giúp hình dung tổng thể. Chi phí mặt bằng và thiết kế thường chiếm tỷ trọng lớn ở giai đoạn đầu. Nguyên liệu và nhân sự là khoản chi liên tục sau khi mở cửa.

Đừng dùng hết vốn cho việc setup quán

Một sai lầm phổ biến là dành phần lớn ngân sách cho mặt bằng và thiết bị. Sau khai trương, quán vẫn cần tiền cho tiền thuê, lương, nguyên liệu và các khoản phát sinh. Bạn nên giữ một khoản dự phòng cho hao hụt nguyên liệu, sửa chữa, thay thế thiết bị và giai đoạn doanh thu chưa ổn định. Khoản tiền này giúp quán có thời gian điều chỉnh mà không phải cắt giảm chất lượng quá sớm.

Chuẩn bị mặt bằng, menu và thiết bị cho quán

Chọn mặt bằng

Mặt bằng phải đúng khách hàng mục tiêu. Khả năng tiếp cận và có chỗ để xe rộng đủ. Giá thuê phải phù hợp doanh thu dự kiến. Vị trí đẹp nhưng giá thuê quá cao dễ khiến quán lỗ dù có khách. Vị trí quá sâu trong hẻm khó thu hút khách vãng lai. Hãy khảo sát thực tế vào nhiều khung giờ trước khi ký hợp đồng.

Xây dựng menu

Menu cần phù hợp với mô hình và năng lực vận hành. Hãy chọn một số món chủ lực, xây dựng công thức rõ ràng và định lượng nguyên liệu cho từng món. Trước khi niêm yết giá, cần tính cost để biết mỗi ly đang tiêu tốn bao nhiêu. Menu quá rộng ngay từ đầu khiến pha chế phức tạp và dễ sai sót. Bắt đầu tinh gọn rồi mở rộng dần là cách an toàn hơn.

Chọn thiết bị

Nhóm thiết bị cơ bản có thể gồm máy pha và máy xay nếu quán phục vụ espresso, dụng cụ pha phin, tủ lạnh, thiết bị bảo quản, POS và thiết bị thanh toán. Không nên mua máy móc trước khi xác định mô hình và menu. Thiết bị chỉ thực sự phù hợp khi đáp ứng được sản lượng, phương pháp pha và quy trình phục vụ.

Chọn cà phê và nhà cung cấp nguyên liệu cho quán

Không chỉ chọn cà phê dựa trên giá

Cà phê là nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị và trải nghiệm của khách. Khi chọn nhà cung cấp, người mở quán nên xem nguồn gốc hạt, gu vị, phương pháp sơ chế và mức rang. Bên cạnh đó, cần quan tâm độ ổn định giữa các mẻ, khả năng cung ứng và chính sách giá theo sản lượng. Hạt không ổn định khiến đồ uống thay đổi theo ngày. Khách dễ nhận ra và không quay lại. 

Nên hỏi gì nhà cung cấp?

Trước khi nhập hàng, hãy hỏi tối thiểu:

• Hạt có nguồn gốc ở đâu?

• Profile rang và gu vị như thế nào?

• Có mẫu thử để pha và đánh giá không?

• Chất lượng giữa các lô có ổn định không?

• Nhà cung cấp có đáp ứng được sản lượng khi quán tăng trưởng không?

Với quán cần nguồn ổn định, các yếu tố như rang mộc 100% thường được nhiều người quan tâm. Chúng giúp hạt giữ hương vị tự nhiên và đồng đều hơn giữa các mẻ.

B’Lao Farm là một ví dụ về mô hình cung ứng B2B với cà phê nhân xanh, cà phê rang mộc, rang gia công và giải pháp gia công thương hiệu. B’Lao Farm sử dụng định hướng rang mộc và công nghệ Hot Air, đồng thời chú trọng sự ổn định của các lô lớn dành cho quán và đại lý.

Chuẩn bị nhân sự và quy trình vận hành

Tùy quy mô, quán có thể cần barista, phục vụ, thu ngân và quản lý. Với quán nhỏ, một nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều vai trò. Dù quy mô lớn hay nhỏ, nhân viên cần được hướng dẫn về công thức, định lượng, thao tác pha chế, vệ sinh và cách phục vụ. Đào tạo ngay từ đầu giúp giảm sai sót trong giai đoạn khai trương.

Quy trình vận hành: Tối thiểu nên có quy trình pha chế, định lượng nguyên liệu, bảo quản, vệ sinh, nhập – xuất kho, kiểm kê và xử lý tình huống. Đồ uống ổn định không nên phụ thuộc vào một nhân viên duy nhất. Khi công thức và thao tác được ghi lại rõ ràng, quán sẽ dễ đào tạo người mới và duy trì chất lượng khi thay ca.

Những rủi ro khi mở quán cà phê cần lưu ý

Đặc biệt, không nên chờ đến khi quán gặp vấn đề mới xây dựng phương án dự phòng. Hãy theo dõi doanh số, tồn kho, phản hồi khách và hiệu suất từng món ngay từ những tuần đầu.

Kết luận 

Muốn mở quán cà phê cần những gì không chỉ là chuyện chuẩn bị vốn hay mua thiết bị. Một kế hoạch phù hợp phải bắt đầu từ mô hình, khách hàng, chi phí và nguồn nguyên liệu. Sau đó mới đến vận hành và marketing. Hãy dùng checklist tám bước ở trên để rà soát trước khi quyết định. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cà phê, nguồn hạt và kiến thức phục vụ việc mở quán, bạn có thể tiếp tục tham khảo chuyên mục Câu chuyện cà phê - Sổ tay cho người nghiền cà. 

>>Xem thêm

Cách chọn cà phê hạt cho quán – Kinh nghiệm giúp quán ổn định hương vị

Bảo quản cà phê đúng cách: Cách giữ hương thơm và độ ngon lâu hơn

Phân loại cà phê là gì và ảnh hưởng thế nào đến quán của bạn?